英語初心者でも悩まず書ける!英文メールで使える便利な7つの表現

英語初心者でも悩まず書ける!英文メールで使える便利な7つの表現

英語初心者にとって、電話での英会話は苦手な方が多いと思います。

直接会って話をするのであれば、多少言葉足らずだったり間違っていたりしたとしても、身振り手振りや表情、場合によっては筆談や絵など、言葉だけでなくいろいろな手段でコミュニケーションを取ることができます。

しかし、電話の場合、頼りになるのは英語と声のトーンだけです。英語初心者だと相手の英語がちゃんと聞き取れているのか、自分の英語がちゃんと伝わっているのか不安も大きいと思います。

そんな英語初心者にとって、メールは海外の方とコミュニケーションを取りやすい手段です。電話と違って声のトーンなどで相手の反応がわかりにくい、相手の回答をすぐにもらえないなどデメリットはあります。

しかし、メールであればわからないことを調べたり、英語の得意な人に聞いたりしながら、コミュニケーションをとることができます。聞き間違えることがないのも英語初心者には嬉しいところです。

英語メールは使いやすい表現をいくつか覚えておくだけで、初心者でもあまり抵抗なく書くことができるのでぜひチェックしてみてください。

英語初心者でも使えるメールで便利な7つの表現

英語初心者でも使える便利な表現をお伝えしていきます。

Notice/Question/Request of(~のお知らせ/~の問合せ/~の依頼)

メールを読む時にまず確認されるのがSubject、つまり件名です。

仕事では毎日100件を超えるメールが届く人も少なくありません。多数の迷惑メールや売込メールが届く人もいるので、相手にメールを送る時はどんな内容のメールなのかすぐに判断できるようにすることが大切です。

ポイントは、件名だけで要件が具体的にわかるように書くことです。英語初心者であれば、次のようなパターンを覚えておくと良いでしょう。

  • お知らせなら「Notice of」に続けて内容を具体的に書く
  • 問い合わせなら「Question of」に続けて内容を具体的に書く
  • 依頼でなら「Request of」に続けて内容を具体的に書く

もちろん、前書きがなくても相手に伝わるのであればそれでも構いません。例えば、変更のお知らせであれば「Notice of」ではなく「Change of」に続けて変更内容を書けば良いです。

特定の注文についての問い合わせなら、注文番号を件名に入れておくと、相手がたくさんのメールの中から検索しやすくなります。他にもミーティングの案内なら開催日を件名に入れておくのも良いでしょう。

あまり良くない件名は「Important Notice」のように件名だけではどんな内容かわからない件名です。不特定多数に発信される迷惑メールにはこの件名のメールが多いので、迷惑メールに間違えられてしまうこともあります。

同様に件名が「Question」だけのメールもよく見られますが、他のメールに埋もれるので具体的に書くようにしましょう。

To whom this may concern,(ご担当者様)

メールの1文目には誰にあてたメールなのかを書きます。

具体的に名前がわかっている場合は「Dear William,」「Dear Ms. Smith,」など、Dearに続けて名前を書けば良いですが、名前や部署名がわからない場合は「To whom this may concern,」と書きます。

なお、英語初心者が良く間違えてしまう例として、Mr.やMs.を姓(ラストネーム)ではなく名前(ファーストネーム)につけてしまうことがあります。

姓(ラストネーム)やフルネームには、男性なら「Mr.」女性なら「Ms.」をつけますが、名前(ファーストネーム)単独の場合はつけないので注意しましょう。

Thank you for …(ありがとうございます)

感謝の気持ちを伝えておくことは、相手との関係を作っていく上で大切です。

いろいろと助けて頂いている時は「Thank you for your all support.」と伝えたり、昨日何か助けて頂いたなら「Thank you for helping me yesterday.」、メールを頂いたときは「Thank you for sending email.」、返事が早かった時は「Thank you for your quick reply.」など、このフレーズはいろいろと使えます。

毎回「Thank you for your all support.」のように同じ文だと感謝の気持ちも伝わりにくいので、状況に合わせて何に感謝しているか使い分けていきましょう。

「Thank you」も「Thank you very much」「Thank you again」など、いろいろと使っていくと良いです。

Sorry for my late reply.(返事が遅くなってごめんなさい)

英語初心者の方は特に、英語のメール返信に時間がかかることもあると思います。そんな時に良く使える表現は「Sorry for my late reply.」です。丁寧に伝える必要がある時は「I apologize for the delay in replying to you.」と「apologize」を使うと良いです。

I’m writing to … (~したくメール致しました。)

自分からメールをする時には書き出しの表現をどうすれば良いのか悩むかもしれません。まずは「I’m writing to」に続けて要件を書くと覚えておきましょう。

I’m writing to ask you about your new service.(新しいサービスについてお尋ねしたく、メール致しました。)

相手の商品を購入したい、サービスを利用したいと意思を伝えたい場合は、「I’m interested in」に続けて興味のあるものを伝えても良いです。

Please find the attached file.(添付ファイルをご確認ください。)

資料やカタログ等、メールに添付ファイルをつけることは仕事の場面では良くあることです。そんな時は「attached」を使いましょう。fileの代わりに「PDF document」や「spreadsheet」など、添付したものを具体的に伝えても良いです。

I’m looking forward to your reply.(お返事お待ちしています。)

返事が必要な場合は「I’m looking forward to your reply.」と一言書いておきましょう。急ぎで返事が欲しい時は次のような表現も使えます。

Your prompt response is greatly appreciated.(早急なご回答をお待ちしています)

ただし、メールの相手のことをよくわかっていない時は、この表現ではなかなか返ってこないかもしれません。国民性や社風、個人差によって「早急」の時間の感覚は大きく違うからです。

その場合はいつまでに返事が欲しいのか、時差に気をつけて期限を書いておきましょう。また、その期限に遅れるとどうなるのか理由をつけておくのも良いです。

急ぎの時は次の一文もつけることをおすすめします。

If you have any questions, please feel free to contact me.(もし質問があればご遠慮なくご連絡ください)

まとめ

英語初心者の方でもこれらの表現が使えれば相手とのコミュニケーションがスムーズになります。状況に合わせて1つずつ楽しんでみてください。